מסמכי מוצרים: הפרידו בין שפה, סוג ומהדורה
קשרו כל מסמך מוצר לסוגו, לשפתו ולמהדורה המצוינת בו. דוגמה מ־ATG ותרגיל בדיוני למסירת נתונים עם הפניות למקורות.
במקרה של ATG Hand Care, Pimcore מייחסת ל־Studio Emma ריכוז תיעוד מוצרים רב־לשוני והפקת מסמכים לאתר ATG ולפורטל ה־B2B שלה.
במסירת נתונים מזירות מסחר, השתמשו ברשימת מסמכים כדי להסביר איזה קובץ תומך באיזו שאלת בדיקה. גיליון מוצר, הצהרה ותרגום יכולים לעסוק באותו פריט אך לכלול מידע שונה על המהדורה. השיטה שלהלן היא הצעה נפרדת של PandaBuyNow למסירת נתונים.
הקצו שדות נפרדים לקובץ ולמהדורה המצוינת בו
תעדו את מזהה המוצר או הדגם, את דף המקור ואת הקישור למסמך. הקצו לכל קובץ מזהה מסמך משלו, שם קובץ מקורי, סוג מסמך, שפה ומהדורה או תאריך הוצאה הנראים במקור. שמרו את ניסוח המקור כאשר סימון המהדורה אינו כולל תאריך ברור.
שמרו את זמן האיסוף בשדה נפרד, עם אזור זמן או מוסכמת זמן מתועדת. הורדה שבוצעה לאחרונה קובעת מתי הקובץ התקבל. עדיין נדרשות ראיות למהדורה מתוך המסמך או מהמקור התומך בו. כשאפשר, שמרו ערך גיבוב של הקובץ כדי להבחין בין קבצים החולקים אותו שם.
בדקו שני מסמכים בדיוניים בלי להעביר תאריכים מאחד לשני
נבחן את הפריט הבדיוני GLOVE-A. דף המקור שלו מקשר לגיליון מוצר באנגלית ללא מהדורה נראית ולהצהרה בצרפתית המסומנת כמהדורה R2. צרו שתי רשומות מסמך. המהדורה של הגיליון באנגלית נשארת לא ידועה; R2 שייכת להצהרה.
אם הורדה מאוחרת יותר משתמשת באותו שם קובץ באנגלית, השוו את הפניות הקבצים שנשמרו לפני שתתייחסו אליה כמהדורה חדשה. שמרו קובץ שהשתנה כתצפית נוספת ותעדו מה נבדק. סימוני המסמכים והפרטים הבדיוניים האלה אינם מתארים רשומות של ATG או פרויקט שהושלם ב־PandaBuyNow.
מסרו רשימה שהמקבל יכול לפרש
הסכימו על סוגי המסמכים והשפות הנדרשים באמצעות קטע נתונים קטן. כללו קובץ עם מהדורה מצוינת, קובץ בלעדיה וקישור לא ודאי למוצר. תעדו אם כל קובץ היה קריא ואם הנושא המוצהר שלו תומך בקישור המיועד למוצר. השאירו קישור לא ודאי פתוח. כשהמקבל מספק קובץ חלופי, זהו את רשומת המסמך שהוא מחליף ושמרו את הסיבה לקישור הזה. למסמך מתורגם צריכות להישמר ראיות מהדורה משלו.
לדיון עם PandaBuyNow, ספקו קישורי מוצרים מייצגים, הפניות זמינות למסמכים ואת שדות ה־JSON או ה־CSV שהמקבל מצפה לקבל. הסכימו על הרשימה, הגדרות השדות, הפניות למקורות והערות איכות הנתונים. מסירה זו מארגנת ראיות ממסמכים לבדיקה בידי המקבל; התאמה טכנית, הסמכה והרשאה לשימוש חוזר דורשות חומר תומך משלהן.